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Mit unserer Personalberatung, Steuerberatung und Unternehmensberatung bieten wir Ihnen eines der umfassendsten und innovativsten Angebote am Markt. Selbst wenn Sie nur Teile davon in Anspruch nehmen, beraten wir Sie ganzheitlich und vorausschauend. Und bieten Ihnen so einen Mehrwert, der sich für Sie auszahlt.

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Betriebsprüfungen

Die Betriebsprüfungen der Rentenversicherung gehören seit vielen Jahren zur Routine in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie werden als Stichprobenprüfung mindestens alle vier Jahre durchgeführt. Verstärkt Anwendung finden soll aber die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Rentenversicherung.

Aktuell werden rund acht Prozent aller Betriebsprüfungen auf der komplett elektronischen Basis durchgeführt. Dadurch wird i.d.R. die Prüfungsdauer beim Arbeitgeber vor Ort verkürzt. Weder der Prüfungsumfang noch der Inhalt der Prüfung wird durch die euBP verändert. Manuelle Prüfungstätigkeiten für den Prüfer werden minimiert und Messdaten maschinell auf Auffälligkeiten geprüft. Damit reduzieren sich die Aufwendungen beim Arbeitgeber aber nicht wirklich. Dieser muss neben den angefragten Unterlagen zu Einzelfällen seitens des Prüfers dann im Vorfeld auch noch die Daten elektronisch aufbereiten und steht darüber hinaus vor dem Problem, dass große Programmanbieter wie SAP etc. diese Tools gar nicht anbieten.

Anfangs bestanden datenschutzrechtliche Bedenken, die aber wohl eher vernachlässigbar sind: die Daten für die euBP werden der Rentenversicherung direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers verschlüsselt übermittelt. Hierfür wird ein gesichertes und zertifiziertes Onlineverfahren genutzt. Die Variante ist also eher sogar noch sicherer als die bisherige Herangehensweise, bei der teils externe Datenträger wie USB-Stick oder DVD zum Einsatz kamen.

Der Versand der Daten ist mit der Rentenversicherung im Vorfeld abzustimmen. Die Daten können nur in einem freigeschalteten Zeitraum entgegengenommen werden.

Vorteil dieser Herangehensweise ist, erhält der Arbeitgebers seit Januar 2016 das Ergebnis der Prüfung ebenfalls per Datenübertragung zurück erhält.

Grundsätzlich hat sich durch die bereits auch vor Ort erfolgende verstärkt elektronische Auswertung der Entgeltabrechnung die Zahl der „echten“ Abrechnungsfehler wie falsche Beitragssätze oder überholte Beitragsbemessungsgrenzen – auch durch die weitestgehend maschinelle Abrechnung – drastisch reduziert. In der Praxis gibt es nun aber vermehrt Beanstandungen bei

• Personen, die als versicherungsfrei bewertet wurden (freie Mitarbeit),
• Minderheits-Gesellschaftern,
• der Ermittlung des korrekten geschuldetem Arbeitsentgelt,
• dem Mindestlohn,

also deutlich eher in fachlich tiefergehenden Fragen, da sich das Spektrum der zu beachtenden Einzelfalllösungen deutlich erhöht hat.

Veränderungen in der Beitragsbemessungsgrenze und deren Folgen

Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung und in der Arbeitslosenversicherung wurde in den alten Bundesländern von 74.400,00 Euro (monatlich: 6.200,00 Euro) auf 76.200,00 Euro (monatlich: 6.350,00 Euro) angehoben. In den neuen Bundesländern ist es zu einer Anhebung von 64.800,00 Euro (monatlich 5.400,00 Euro) auf 68.400,00 Euro (monatlich 5.700,00 Euro) gekommen.

In der Kranken- und Pflegeversicherung wurde die (in den alten und neuen Bundesländern) einheitliche Beitragsbemessungsgrenze auf 52.200,00 Euro (monatlich:4.350,00 Euro) erhöht.

Jahresarbeitsentgeltgrenze
Die Versicherungspflicht für Arbeitnehmer endet mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem dessen zu berücksichtigendes Jahresarbeitsentgelt die maßgebliche Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAE-Grenze) übersteigt und dessen Entgelt auch die JAE-Grenze des Folgejahres übersteigt. Für den Jahreswechsel 2016/2017 bedeutet dies: Arbeitnehmer waren seit dem 01.01.2017 krankenversicherungsfrei, wenn ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt sowohl die JAE-Grenze 2016 (=56.250,00 Euro bundesweit) als auch die JAE-Grenze 2017 (=57.600,00 Euro bundesweit) überschritten hat.

Berufsanfänger
Berufsanfänger mit einem Arbeitsentgelt direkt oberhalb der JAE-Grenze (z.B. Personen nach abgeschlossenem Hochschulstudium) sind ab Beschäftigungsaufnahme versicherungsfrei und können freiwilliges Mitglied der GKV werden oder sich privat versichern. Das Beitrittsrecht zur freiwilligen Krankenversicherung ist dabei innerhalb von drei Monaten nach Beschäftigungsaufnahme auszuüben.

Besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze
Neben der beschriebenen allgemeinen JAE-Grenze ist eine besondere JAE-Grenze zu berücksichtigen. Diese gilt für Arbeitnehmer, die am 31.12.2002 wegen Überschreitens der an diesem Tag geltenden Jahresarbeitsentgeltgrenze (= 40.500,00 Euro) versicherungsfrei und bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen versichert waren. Bei dieser privaten Krankenversicherung muss es sich um eine Vollkrankenversicherung handeln.

Solange das Arbeitsentgelt der Betroffenen die jeweils geltende besondere JAE-Grenze übersteigt (2017 = 52.200,00 Euro), bleiben sie versicherungsfrei. Ob die Voraussetzungen für die Anwendung der besonderen JAE-Grenze vorliegen, hat der Arbeitgeber nicht nur bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen, sondern auch bei Neueinstellungen zu prüfen.

Daher hat der Arbeitgeber bei Neueinstellungen den Arbeitnehmer stets zu fragen, ob er am 31.12.2002 wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze Krankenversicherungsfrei bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen in einer Krankheitskostenvollversicherung versichert war.

Sofern der Arbeitnehmer zu diesem Personenkreis gehört, wird er krankenversicherungsfrei, wenn sein regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich krankenversicherungspflichtig war. Der Arbeitgeber hat entsprechende Nachweise zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Änderungen im Betriebsnummernvergabeverfahren

Wie schon mitgeteilt, konnte bislang eine Betriebsnummer telefonisch oder schriftlich bei der Betriebsnummernstelle der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Dies ist zukünftig ausschließlich elektronisch möglich.
Da das bereits bestehende Meldeverfahren bei Änderungen der Betriebsdaten Eingang in ein Gesetz gefunden hat, sind Fehlverhalten diesbezüglich zukünftig auch mit Bußgeldern belegt: wird die Meldung über die Änderung in den Betriebsdaten künftig nicht unverzüglich abgegeben, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Die gesetzliche Aufnahme führt auch zu einer genaueren Definition der Begriffe:
Der für die Betriebsnummernvergabe maßgebliche „Beschäftigungsbetrieb“ ist eine nach der Gemeindegrenze und der wirtschaftlichen Betätigung abgegrenzte Einheit, in der Beschäftigte für einen Arbeitgeber tätig sind. Für einen Arbeitgeber kann es mehrere Beschäftigungsbetriebe in einer Gemeinde geben, sofern diese Beschäftigungsbetriebe eine jeweils eigene, wirtschaftliche Einheit bilden. Für Beschäftigungsbetriebe desselben Arbeitgebers mit unterschiedlicher wirtschaftlicher Betätigung oder in verschiedenen Gemeinden sind jeweils eigene Betriebsnummern zu vergeben.

Versand- und Verpackungskosten in 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze?

Viele Unternehmen übermitteln ihren Mitarbeitern Geschenke im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze. Nun kam die Frage auf, wie bei einem Postversand mit den Versand- und Verpackungskosten umzugehen ist?

Im zu entscheidenden Fall hatte eine Spedition den Mitarbeitern im Rahmen eines Prämiensystems die Möglichkeit eingeräumt, bei einer Fremdfirma monatlich Waren mit einem Warenwert von brutto 43,99 Euro zu bestellen. Bezahlt wurden die Bestellungen von der Spedition. Die Fremdfirma stellte nicht nur den Warenwert in Rechnung, sondern verlangte für den Versand der Ware an die Anschrift des Arbeitnehmers zusätzlich eine Versand- und Handlingspauschale von jeweils brutto 7,14 Euro.

Folge: Der Lohnsteuerprüfer rechnete diese Pauschale dazu und kam zum Ergebnis, dass die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge überschritten, der komplette Sachbezug lohnsteuerpflichtig war.
Das FG Baden-Württemberg hat die Ansicht des Lohnsteuerprüfers bestätigt.

Praxistipp: Als Arbeitgeber müssen Sie damit rechnen, dass Lohnsteuerprüfer dieses Thema bei ihren nächsten Lohnsteuerprüfungen aufgreifen werden (sofern das bisher noch nicht geschehen ist). Um lohnsteuerlich auf der sicheren Seite zu stehen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Arbeitgeber berechnen für künftige Sachbezüge die Versand- und Handlingspauschale in den Sachbezug von 44 Euro ein. Auf den Urteilsfall bezogen, würde das bedeuten, dass der Arbeitnehmer monatlich nur noch Waren im Wert von 36,86 Euro bestellen dürfte.
  • In Fällen, in denen die 44-Euro-Freigrenze wegen dieser Zusatzleistungen überschritten und vom Lohnsteuerprüfer aufgegriffen wurde, sollten Arbeitgeber sich gegen Nachforderungsbescheide mit einem Einspruch und einem Antrag auf Ruhen des Verfahrens wehren.
  • Grundsätzlich können Sie sich hier auf das Revisionsverfahren beim BFH berufen, welches das Aktenzeichen R 32/16 trägt.

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