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Personal Ratgeber

Über uns

AUREN entwickelt ständig neue Leistungsangebote für Sie. Damit Sie konsequent auf den allgegenwärtigen Wandel reagieren können: in der Welt, in Ihrer Branche, in Ihrem Unternehmen.

Mit unserer Personalberatung, Steuerberatung und Unternehmensberatung bieten wir Ihnen eines der umfassendsten und innovativsten Angebote am Markt. Selbst wenn Sie nur Teile davon in Anspruch nehmen, beraten wir Sie ganzheitlich und vorausschauend. Und bieten Ihnen so einen Mehrwert, der sich für Sie auszahlt.

Ratgeber Gehaltsextras: Möglichkeiten der Entgeltoptimierung, Unterstützung bei der Mitarbeitersuche und -bindung

Der Mensch ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für jedes Unternehmen. Doch wie erreicht man es, einen Mitarbeiter vor Freude strahlen zu lassen? Wie wir alle wissen, haben finanzielle Anreize immer nur eine gewisse Haltbarkeit. Nichtsdestotrotz bergen sie eine direkte Motivationswirkung und helfen uns oftmals, Anerkennung für gute Leistungen zu zeigen. Neben der Motivation von bereits vorhandenen Mitarbeitern und deren Bindung an ein Unternehmen, liegt eine zentrale Aufgabe von Firmen in der Suche nach den richtigen Mitarbeitern. Bei der Entscheidung über entsprechende Gehaltszahlungen findet man immer wieder das Schlagwort Entgeltoptimierung. Dabei werden dem einzelnen Mitarbeiter Sachbezüge als Ersatz für bestehende oder zukünftig zu zahlende Entgelte mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zugesagt. Der vorliegende Ratgeber liefert eine Vielzahl von Anknüpfungspunkten hierfür.

von Birgit Ennemoser (Autor)

Aushilfen – geringfügig Beschäftigte

Überschreiten von der EUR 450, -Grenze. Diese kann mittlerweile in drei Zusammenhängen überschritten werden:

1.)   Regelmäßiges monatliches Arbeitsentgelt

Bei der Prüfung, ob die für geringfügig entlohnte Beschäftigungen geltende Verdienstgrenze von 450 Euro im Monat überschritten wird, ist vom regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt auszugehen. Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt ermittelt sich abhängig von der Anzahl der Monate, für die eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt besteht, wobei maximal ein Jahreszeitraum (12 Monate) zugrunde zu legen ist.

Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt darf durchschnittlich im Jahr 450 Euro nicht übersteigen. Das entspricht einer Verdienstgrenze von maximal 5.400 Euro pro Jahr bei durchgehender mindestens 12 Monate dauernder Beschäftigung.

Das regelmäßige Arbeitsentgelt ist vorausschauend bei Beginn der Beschäftigung bzw. erneut bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen zu ermitteln. Stellen Arbeitgeber aus abrechnungstechnischen Gründen stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres eine neue vorausschauende Betrachtung zur Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts an, bestehen keine Bedenken. Eine erstmalige vorausschauende Betrachtung für eine im Laufe eines Kalenderjahres aufgenommene Beschäftigung kann demnach zu Beginn des nächsten Kalenderjahres durch eine neue jährliche Betrachtung für dieses Kalenderjahr ersetzt werden.

Dem regelmäßigen monatlichen Arbeitsverdienst sind auch einmalige Einnahmen hinzuzurechnen, die mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich gezahlt werden, wie zum Beispiel das Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Wer also 450 Euro monatlich verdient und zusätzlich noch Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhält, ist nicht mehr geringfügig beschäftigt.

ABER Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin verdient 410 Euro im Monat und erhält jedes Jahr im Dezember ein vertraglich zugesichertes Weihnachtsgeld in Höhe von 300 Euro. Sie erzielt somit im Jahr 4.920 Euro plus 300 Euro Weihnachtsgeld; zusammen 5.220 Euro. Ihr monatlicher Verdienst beträgt folglich 435 Euro (5.220 Euro : 12). Damit liegt sie mit ihrem Verdienst unter der 450-Euro-Grenze und die Minijob-Regelungen finden in diesem Fall Anwendung.

2.)   Schwankendes Arbeitsentgelt

Bei der Feststellung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts ist auch schwankendes Arbeitsentgelt zu berücksichtigen. Wenn z. B. ein Minijobber in einem Dauerarbeitsverhältnis saisonbedingt unterschiedliche Arbeitsentgelte erzielt, hat der Arbeitgeber das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt zu schätzen. Bei einem geschätzten Jahresarbeitsentgelt (nicht Kalenderjahr) bis 5.400 Euro liegt ein 450-Euro-Minijob vor.

Erweist sich diese Feststellung infolge nicht sicher vorhersehbarer Umstände im Nachhinein als falsch, ist der Beschäftigte nur für die Zukunft ab dem Zeitpunkt der Feststellung versicherungspflichtig bei seiner Krankenkasse. Für die Vergangenheit behält die ursprünglich getroffene versicherungsrechtliche Beurteilung Gültigkeit.

Beispiel:

Ein Kellner erzielt in den Monaten Oktober bis April voraussichtlich monatlich 410 Euro und in den Monaten Mai bis September monatlich 530 Euro. Das für die versicherungsrechtliche Beurteilung maßgebende Arbeitsentgelt ist wie folgt zu ermitteln:

Oktober bis April (7 x 410 Euro =) 2.870 Euro

Mai bis September (5 x 530 Euro =) 2.650 Euro

Summe 5.520 Euro

Das monatliche Entgelt beläuft sich auf 460 Euro (5.520 Euro : 12) und übersteigt die Arbeitsentgeltgrenze von 450 Euro, so dass der Kellner ab Beschäftigungsbeginn versicherungspflichtig bei seiner  Krankenkasse anzumelden wäre.

Ausgenommen davon sind erhebliche Schwankungen in den Bezügen: Eine erhebliche Schwankung liegt vor, wenn eine in wenigen Monaten eines Jahres ausgeübte Vollzeitbeschäftigung nur deshalb geringfügig entlohnt ausgeübt würde, weil die Arbeitszeit und das Arbeitsentgelt in den übrigen Monaten des Jahres lediglich soweit reduziert werden, dass das Jahresarbeitsentgelt 5.400 Euro nicht übersteigt. Solche Beschäftigungen sind nicht als Minijobs zu betrachten.

3.)   Überschreiten der Verdienstgrenze

Überschreitet in einem 450-Euro-Minijob das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt den Betrag von 450 Euro, so liegt vom Tage des Überschreitens an kein Minijob mehr vor. Für die zurückliegende Zeit behält die ursprünglich getroffene versicherungsrechtliche Beurteilung Gültigkeit. Dies gilt grundsätzlich auch, wenn die Entgeltgrenze durch Aufnahme eines weiteren Minijobs überschritten wird.

ABER: Ein gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten der Arbeitsentgeltgrenze führt nicht automatisch zur Beendigung des Minijobs. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum von bis zu zwei Monaten innerhalb eines Jahres (nicht Kalenderjahres) anzusehen. Aufgrund dieser Auslegung kann es im Einzelfall nicht nur zum Überschreiten der monatlichen Arbeitsentgeltgrenze (450 Euro), sondern auch der  jährlichen Arbeitsentgeltgrenze (5.400 Euro) kommen. Dabei ist die Höhe des Arbeitsentgelts in dem Monat, in dem die Entgeltgrenze unvorhersehbar überschritten wird, unerheblich. Vorhersehbar – und damit schädlich - ist zum Beispiel die regelmäßige Zahlung eines Urlaubsgeldes oder Weihnachtsgeldes. Nicht vorhersehbar – und damit möglich, aber die Nachweispflicht liegt beim Unternehmen - wäre beispielsweise ein längerer Arbeitseinsatz wegen krankheitsbedingtem Ausfall von anderen Arbeitskräften.

Beispiel:

Eine Minijobberin wird von ihrem Arbeitgeber gebeten, Ende Juni wider Erwarten für einen Monat zusätzlich eine Krankheitsvertretung zu übernehmen. Ihr bisheriger monatlicher Verdienst von 225 Euro erhöht sich für diese Zeit auf 600 Euro. Die Minijobberin bleibt weiterhin geringfügig entlohnt beschäftigt, da es sich um ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten der Verdienstgrenze für die Dauer von einem Monat handelt.


Mitarbeiter Card

Mitarbeiter binden durch Ihre innovative Mitarbeiter Card - ein Baustein Ihres innovativen Lohnkonzeptes?

Dieses Medium ermöglicht Unternehmen, ihren Mitarbeitern bis zu EUR 44,- monatlich nach geltenden steuerlichen Richtlinien netto zukommen zu lassen. Da eine direkte finanzielle Zuwendung steuer- und sv-frei nicht denkbar wäre, bietet die Nutzung dieser Karten den Mitarbeitern die Option, an Tankstellen, Versandhäusern und Internetshops, aber auch bei weiteren Vertragspartnern wie Einrichtungshäusern und Baumärkten, Parfümerien und Drogerien usw., wahlweise monatlich bis zu EUR 44,- abhängig von dem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Betrag – oder aber auch aufgelaufene Beträge über mehrere Wochen oder Monate für die Erfüllung privater Wünsche oder ganz profan der Betankung des Autos einzusetzen.

Als Fördermitglied bietet AUREN die Nutzung der eigenen Rabattkonditionen an und ermöglicht so auch kleineren Unternehmen den Zugang zu einer solchen Kartenlösung zu einem wirtschaftlich sinnvollen Preis. Im Rahmen dieser Partnerschaft erhält der Arbeitgeber nach seiner Bestellung eine – auf Wunsch und gegen einen kleinen Aufpreis individuell mit Logo-gelabelte Karte für seine Mitarbeiter oder auch nur Teile der Belegschaft und monatlich eine Rechnung über die Aufladung der Karten. Die Verwaltung und Abwicklung der Kartenabrechnung mit den Tankstellen, Handelspartnern und sonstigen Dienstleistern wird über den Kartenpartner abgewickelt, mit welchem über die Rahmenkondition AUREN die Mitgliedsunternehmen des Handelsverbandes eine direkte Vertragsbeziehung eingehen.

Innovation- oder Nettolohnkonzepte ohne Risiko und mit geringem Aufwand

Der Handelsverband bietet seinen Mitgliedern die Einrichtung von Nettolohnkonzepten auf Wunsch und Auswahl bzw. stellt die Rahmenbedingungen dazu in rechtssicherer Form durch das Fördermitglied AUREN seinen Mitgliedsunternehmen zur Verfügung.

Da AUREN ein Beratungshaus mit eigenen Steuerberatern und Sozialversicherungs-Anwälten ist, ist hier sicher gestellt, dass die Abwicklung in professioneller Form und ohne spätere Konsequenzen im Rahmen von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen erfolgt. Wählen Sie hierbei zwischen folgenden Komponenten:

  • Telefonische Kurzberatung mit Nettooptionen bis zu EUR 20,- monatlich je Mitarbeiter und Überreichung von entsprechenden Vertragsvorlagen dafür
  • Einstündige Spezialberatung mit Nettooptionen bis zu EUR 100,- monatlich je Mitarbeiter unter Reduzierung der Personalkosten, d.h. ein MEHR an Entgelt für die Mitarbeiter OHNE Mehrkosten bei Ihnen.

Beide Optionen werden zu einem Pauschalpreis von je EUR 250,- netto angeboten.

Wir konnten AUREN auch für die Begleitung der Umsetzung bei Ihnen gewinnen – falls Sie hier Unterstützung wünschen, versetzt Sie aber ansonsten in die Situation, diese Möglichkeiten selbstständig zu nutzen.

Abrundend bieten wir Ihnen gemeinsam mit der GMI das Mitarbeiterbindungskonzept durch Mitarbeiterfahrzeuge im Rahmen von Bruttoentgeltmodellen: kurz gesagt schafft sich der Mitarbeiter ein Leasingfahrzeug über Sie als Arbeitgeber an und zahlt seine Leasingrate dazu über sein Bruttogehalt. Eine spannende Möglichkeit für Mitarbeiter und Unternehmen, die allerdings ein wenig mehr Vorbereitung fordert, dafür aber auch zu einer langfristigen Bindung führt.


Auszug Akzeptanzpartner NEO Card

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Gehaltstipps

Verspäteter Lohn: Arbeitgeber muss 40 Euro Schadenersatz zahlen

Ein Arbeitgeber, der Arbeitslohn verspätet oder unvollständig auszahlt, muss dem Arbeitnehmer einen pauschalen Schadenersatz von 40 Euro zahlen. Zu diesem Ergebnis ist das LAG Köln gelangt.

Hintergrund: Seit 2014 hat der Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug des Schuldners Anspruch auf die Zahlung einer Pauschale von 40 Euro. Und zwar neben dem Ersatz des durch den Verzug entstehenden konkreten Schadens (§ 288 Abs. 5 BGB). Nun gibt es im Arbeitsrecht keinen Anspruch auf Erstattung außergerichtlicher Rechtsverfolgungskosten (§ 12a Abs. 1 S. 1 ArbGG). Daher ist umstritten, ob § 288 Abs. 5 BGB gerade deswegen im Arbeitsrecht gilt oder auch die 40-Euro-Pauschale wegfällt. Das LAG Köln folgt der ersten Auffassung. Bei der Pauschale handle es sich um eine Erweiterung der gesetzlichen Regelungen zum Verzugszins, der auch auf Arbeitsentgeltansprüche zu zahlen sei. Auch der Zweck der Neuregelung – die Erhöhung des Drucks auf den Schuldner, Zahlungen pünktlich und vollständig zu erbringen – spreche für den Schadenersatz (LAG Köln, Urteil vom 22.11.2016, Az. 12 Sa 524/16, Abruf-Nr. 190516).

A1-Bescheinigung

Geht ein in Deutschland krankenversicherter Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend ins Ausland, muss der Arbeitgeber mittels der so genannten A1-Bescheinigung nachweisen, dass das Unternehmen weiterhin Sozialversicherungsbeiträge im Heimatland entrichtet. Der Mitarbeiter wird dann für die Zeit seines Auslandseinsatzes von der Sozialversicherungspflicht im ausländischen Einsatzland befreit.

Die Ausstellung der A1-Bescheinigung kann der Arbeitgeber zukünftig maschinell bei der hierfür zuständigen Stelle beantragen. Diese prüft und übermittelt bei Geltung der deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheiten maschinelle die Daten der A1-Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber. Dieser muss dann diese rückgemeldeten Bescheinigungsdaten unverzüglich auszudrucken und seinem Beschäftigten übergeben.

Die Implementierung des maschinellen Verfahrens erfolgt in Teilstufen. Ab dem 01.07.2017 können Arbeitgeber die Ausstellung der Bescheinigung A1 bei Entsendung und Anträge auf Ausnahmevereinbarungen elektronisch beantragen. Die Ausstellung und Übermittlung der Bescheinigung kann weiterhin papiergeschützt erfolgen. Ab dem 01.01.2018 werden den Arbeitgebern die A1- Bescheinigungen elektronisch zur Verfügung gestellt. Ab dem 01.07.2019 wird das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren – nach dann zweijähriger Übergangszeit – obligatorisch.

Entsendungsanträge – kleine Fehler, große Folgen

Egal ob Dienstreise, kurz- oder langfristige Entsendung: Geht es ins Ausland, dann hat dieser Schritt sowohl für den Arbeitgeber, als auch für die Mitarbeiter i.d.R. sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Meist ist das Ziel, die Ansprüche der entsandten Mitarbeiter zu wahren und zugleich die Haftungsrisiken des Unternehmens auszuschließen. Um dies zu realisieren, müssen Unternehmen bei den zuständigen Behörden die richtigen Anträge stellen.

Aktuell ist jedoch laut Aussagen jeder zweite der bei ihnen eingereichten Anträge zu Entsendungen fehlerhaft oder unvollständig. Die Konsequenz: Auch die daraus resultierenden Prüfbescheide sind fehlerhaft. Für Unternehmen hat dies die unangenehme Folge, dass diese trotz der falschen Regelungsinhalte rechtlich bindend sind. Im schlimmsten Fall sind somit nicht nur die Weichen für ein Scheitern des Auslandeinsatzes gestellt, sondern ermöglichen auch betroffenen Mitarbeiter Klagen.

Dass Anträge fehlerhaft bearbeitet sind, liegt bei Weitem nicht immer an den Antragstellern, also den Unternehmen – auch die Behörden urteilen manchmal falsch oder ziehen aus gemachten Angaben falsche Schlüsse. Somit kann selbst nur ein einziges falsch gesetztes Häkchen in einem offiziellen Formular enorme Auswirkungen auf eine Auslandsentsendung haben. Drei reale Fälle verdeutlichen dies:

Meldepflicht bei Auslandentsendungen
Wird ein Mitarbeiter entsandt, ändert sich in der Regel sein Sozialversicherungsstatus. Unternehmen sind laut §28a Abs. 1 SGB IV dazu verpflichtet, dies zu melden.
Im Einzelnen ist der Arbeitgeber oder eine anderer Meldepflichtiger verpflichtet, der Einzugsstelle für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten eine Meldung zu erstatten, und zwar:

• Bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung
• Bei Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung
• Bei Eintritt eines Insolvenzereignisses
• Bei Änderung in der Beitragspflicht

Fall 1: Entsendung nach China
Ein deutsches Maschinenbauunternehmen hatte 2011 einen Ingenieur in die chinesische Provinz Tianjin entsandt. Für die zuständige Personalerin war die Prüfung der Entsendung reine Routine und sie wusste, was zu tun war. Der Mitarbeiter wollte unbedingt im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben, um keinerlei Anwartschaftszeiten und Leistungsansprüche zu verlieren. Zwar konnte das Unternehmen ihm diesen Wunsch nicht für alle Sozialversicherungszweige erfüllen, aber immerhin hatte er dank des Sozialversicherungsabkommens zwischen China und Deutschland die Möglichkeit, in der deutschen Renten- und Arbeitslosenversicherung zu bleiben.

Ordnungsgemäß forderte die Personalerin bei der Krankenkasse des Mitarbeiters die Antragsformulare an, um die nötige Bescheinigung über die Weitergeltung der deutschen Sozialversicherungsvorschriften zu erhalten. Das Gesetz sieht vor, dass der zuständige Träger jeden Auslandseinsatz – sei er auch noch so kurz – grundsätzlich auf eine Entsendung hin prüfen muss. Das Unternehmen muss die dafür erforderlichen Angaben und Informationen zwingend einholen. Das bedeutet, dass Personaler diese Pflicht nicht etwa an den zu entsendenden Mitarbeiter delegieren dürfen. Tatsächlich geschieht dies in der Praxis aber häufig – und das, obwohl klar sein sollte, dass die Mitarbeiter die im Antrag gestellten Fragen überhaupt nicht beantworten können.

Beim Antragsverfahren für den China-Einsatz des Ingenieurs unterlief der Personalstelle ein kleiner Fehler mit großen Folgen: Auf die Frage „Sind die Lohn- und Gehaltskosten (teilweise) den Unternehmen im Beschäftigungsstaat weiter zu belasten?“ kreuzte die Personalerin entgegen den Tatsachen (das Gehalt musste nämlich aus steuerlichen Gründen an die chinesische Tochtergesellschaft weiterbelastet werden) versehentlich „nein“ an. Die zunächst harmlos erscheinende Folge: Die zuständige Krankenkasse stellte den Maschinenbauunternehmern die Bescheinigung VRC/D 101 aus, wodurch der Ingenieur weiterhin ins deutsche Renten- und Arbeitslosenversicherungssystem einzahlte und somit seine Ansprüche sichern konnte.

Die negativen Folgen dieses kleinen falsch gesetzten Kreuzes stellten sich erst viele Jahre später heraus: Im Jahr 2015 sollte der China-Einsatz verlängert werden. Das Sozialversicherungsabkommen zwischen China und Deutschland sieht jedoch nur eine Entsendungsdauer von vier Jahren vor. Die einzige Möglichkeit, um Expats weiterhin in der deutschen Renten- und Arbeitslosenversicherung zu belassen, ist eine sogenannte Ausnahmevereinbarung, die bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) gestellt werden muss. Das Verfahren ist mit einer Bearbeitungsdauer von mindestens zwei bis acht Monaten langwierig und vor allem komplex.

Die Personalerin des Maschinenbauunternehmers kannte die aufwendige Prozedur und leitete das Verfahren in die Wege. Dazu gehörte es auch, eine Begründung über die Notwendigkeit des verlängerten Auslandeinsatzes zu schreiben, die bisherigen Entsendebescheinigungen der Krankenkasse einzureichen und etliche Fragen in weiteren Antragsformularen zu beantworten. Eine Frage befasste sich erneut mit der Weiterbelastung des Gehalts des Ingenieurs und dieses Mal gab die Personalerin wahrheitsgemäß an, dass dieses in den vorangegangenen vier Jahren weiterbelastet worden war.

Diese richtige Antwort brachte den Stein schließlich in Rollen und hatte zur Folge, dass die DVKA die Verlängerung ablehnte. Begründung: Trägt das entsendende Unternehmen nicht zu 100 Prozent die Gehaltskosten des Expat, so stellt dies bei Ländern mit Sozialversicherungsabkommen ein Ausschlusskriterium für eine Entsendung mit Weitergeltung der heimischen Sozialversicherungspflicht dar. Was bedeutet dies für unseren Fall? Laut bestehender Rechtslage hätte die Entsendung rückabgewickelt werden müssen. Dies wiederum hätte die Nachzahlung der Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung ins chinesische System eingeschlossen. Eine Rückerstattung der fälschlicherweise ins deutsche System eingezahlter Beträge war aufgrund der Verjährungsfrist von vier Jahren nicht möglich. Hinzu wäre die Zahlung von Strafgebühren wegen der fehlenden bei der chinesischen Sozialversicherung und – viel schlimmer – ein Abbruch der Entsendung aufgrund der falschen Abwicklung gekommen. Dass der betroffen Mitarbeiter alles andere als erfreut über diese Situation war, versteht sich von selbst.

Was also tun? Die zuständige Behörde in der Provinz Tianjin hatte die Entsendebescheinigung bereits seit vier Jahren vorliegen und warteten auf die Verlängerungsbestätigung der DVKA. Diese würde es jedoch nicht ohne weiteres geben. Das Maschinenbauunternehmen versuchte für die vorangegangenen vier Jahre, die fälschlicherweise als Entsendung unter Ausstrahlung des deutschen Sozialversicherungsrechts bestätigt worden waren, eine rückwirkende Ausnahmevereinbarung zu erwirken. Diese sollte außerdem für die geplanten weiteren vier Jahre gelten. Um dies zu erreichen, musste eine plausible schriftliche Erklärung geliefert und zahlreiche Formulare ausgefüllt werden. Nachdem die DVKA diese übersetzt und an die chinesischen Behörden weitergeleitet hatte, hieß es abwarten. Es war ein Glücksfall (es handelte sich dabei um einen reine Ermessensentscheidung), dass diese der DVKA zustimmten und tatsächlich eine Ausnahmevereinbarung für acht Jahre für den Aufenthalt des Ingenieurs ausstellte.

Fall 2: Entsendung nach Dubai
In einem weiteren Fall wurde der Geschäftsführer einer Firma in die Betriebsstätte nach Dubai – im Fachjargon der Sozialversicherungsexperten sogenanntes „vertragsloses Ausland“ – entsandt. Als es in den Antragsformularen für die Bestätigung der Entsendung um die Frage der Zuordnung der Lohn- und Gehaltskosten ging, hakte der Personalverantwortliche nach und fragte, ob diese Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben des Arbeitgebers steuerlich geltend gemacht würden. Die Antwort lautete „ja“. Die Konsequenz: Die für den privat Krankenversicherten Geschäftsführer zuständige Behörde stellte die dringend benötigte Entsendebescheinigung für den Auslandseinsatz nicht aus – sehr zum Missfallen des Geschäftsführers in Dubai, der gerne weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben wollte.
Entgegen der Feststellung der Behörde erfüllte er die Voraussetzungen dafür aber eigentlich – das Problem war nur, dass die Finanzbuchhaltung die Frage nach der steuerlichen Behandlung der Gehaltskosten falsch interpretiert hatte. Jene Kosten wurden durchaus buchhalterisch dem Büro in Dubai zugeordnet, allerdings wurden sie nicht steuerlich geltend gemacht. Erbrachte wirtschaftliche Leistungen können nämlich nur juristischen Personen steuerlich zugeordnet werden. Eine Repräsentanz im Ausland (ein „Representative Office“) ist jedoch im steuerrechtlichen Sinn keine juristische Person, sondern lediglich eine Einheit eines Gesamtunternehmens.
Die Thematik ließ sich zwar noch klären, war aber mit einigem Aufwand verbunden, da Wiedersprüche gegen die Entscheidung der Behörde formuliert werden mussten etc.

Fall 3: Entsendung nach Belgien
Richtig „schlimm“ wird es, wenn ein Unternehmen seiner Melde-Pflicht für Auslandeinsätze eines Mitarbeiter nicht nachkommt. Dies zeigt der Fall einer Entsendung nach Belgien.

Ein Heizungsbauunternehmen suchte speziell für ein Großprojekt in Belgien einen Mitarbeiter. Es fand einen Techniker, der praktischerweise gerade bei einem österreichischen Konkurrenten gekündigt hatte, für den er zwei Jahre auf einer Baustelle in Belgien tätig gewesen war. Die Personalabteilung wusste, dass nach Ablauf von 24 Monaten mindestens zwei Monate Pause liegen müssen, um erneut eine zweijährige Entsendung mit Weitergeltung der deutschen Sozialversicherungsvorschrift genehmigt zu bekommen. Allerdings hatte das Unternehmen keine Zeit, zwei Monate bis zum Projektstart zu warten. Deswegen beantragte es eine Ausnahmevereinbarung für den Mitarbeiter auf. Die DVKA forderte die A1-Bescheinigungen für die erste Entsendung über den vorherigen Arbeitgeber an. Leider war die vorherige Firma ihrer Meldepflicht nicht nachgekommen– die nötigen Unterlagen existierten also nicht. Bis diese Information die verantwortlichen Personen überhaupt erreichte, vergingen einige Monate und der benannte Techniker war bereits auf der Baustelle in Belgien tätig – ohne die notwendige Ausnahmevereinbarung.

Dort trat das Schlimmstfall-Szenario ein: bei einem Arbeitsunfall zog sich der Techniker einen komplizierten Splitterbruch im Handgelenk zu. Als das Unternehmen den Schaden bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) meldete, erhielt es umgehend eine Leistungsverweigerung. Die DGUV wollte für die Unfallkosten nicht aufkommen, da der Mitarbeiter aufgrund seiner Auslandstätigkeit kein Mitglied gewesen sei. Stattdessen sollte der Arbeitgeber die Unfallkasse in Belgien informieren. Allerdings hatte die Personalabteilung den Mitarbeiter während der Phase der Antragsprüfung noch nicht im belgischen System angemeldet. Der Techniker war damit nicht nur unversichert, sondern auch illegal beschäftigt, denn in Belgien ist die A1-Bescheinigung für die Gültigkeit der Entsendung zentrale Voraussetzung für eine Beschäftigung in einer Auslandsniederlassung.

Die Situation eskalierte schließlich, als der Techniker durch seinen Anwalt damit drohte, sowohl den aktuellen Arbeitgeber als auch den vorherigen auf Schadensersatz zu verklagen. Glücklicherweise war eine außergerichtliche Einigung möglich, die aber verständlicherweise sehr teuer war.
Fehler trotz Fachkompetenz

Die genannten Beispiele zeigen, wie schwierig sich Antragsverfahren gestalten können und dass selbst bei umfangreicher Fachkompetenz Fehler mit großen Auswirkungen passieren können. Es empfiehlt sich daher, andere Unternehmensabteilungen (wie die Lohnbuchhaltung) sowie externe Partner (wie die Steuerberatungsgesellschaften des Unternehmens) von Anfang an in den Antragsprozess einzubeziehen und das Viel-Augen-Prinzip anzuwenden. Kaum eine Person kann es leisten, sämtliche Informationen, die den Entsendeprozess eines Mitarbeiters betreffen, allein zu verarbeiten.

Der nachfolgende Überblick zeigt eine Auswahl wichtiger Anträge bei Auslandsentsendungen, jeweils mit den zuständigen Behörden. Auch dies zeigt noch einmal deutlich die Komplexität.

Anträge bei Auslandsentsendungen


Autor


Birgit Ennemoser

Geschäftsführung Personal Services

T: 0711 997868-51
F: 0711 997868-69
E: birgit.ennemoser@str-auren.de

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